Quinceañera de Invitación Abierta: Lo Bueno, lo Malo y lo Feo
Guía de Planeación de Quinceañera
Una quinceañera de invitación abierta es aquella donde el baile queda abierto a la comunidad: se corre la voz en Facebook, el DJ o la banda publica el flyer, y el que quiera llegar, llega. Bien planeada, es la fiesta más calurosa que va a dar en su vida. Sin planeación, es la que terminan cerrando a medianoche.
Hemos fotografiado los dos tipos. En nuestra comunidad Quinceañeras on a Budget, con más de 120,000 familias, el tema de la invitación abierta sale constantemente, y las familias contentas con su resultado hicieron todas las mismas cosas por adelantado. Aquí va la versión honesta: lo bueno, lo malo y lo feo, y exactamente qué dejar listo antes de publicar ese flyer.
Primero, qué significa realmente "invitación abierta"
En la mayoría de las familias no significa que toda la noche esté abierta al público. Lo estándar, y lo que recomendamos, es partir la noche en dos.
- La presentación es solo para la familia y los invitados. La entrada, la coronación, el cambio de zapatos, la última muñeca, el vals con el papá, el brindis y el vals con la corte. Esta es la mitad ceremonial de la noche y le pertenece a quienes fueron realmente invitados.
- El baile abierto viene después. Terminadas las formalidades, se abren las puertas y llega la comunidad a bailar. Cuando las mamás de nuestra comunidad comparan notas, las que lo volverían a hacer abrieron las puertas entre las 7 y las 10, siempre después de la cena y las presentaciones. Varias esperan a propósito hasta las 9 o las 10, para que la parte abierta sea básicamente puro baile.
Partir la noche así protege la parte que no se puede repetir. Su hija no debería estar bailando su vals mientras entran desconocidos buscando la barra. Además le da a su equipo de foto y video una ventana limpia y controlada para capturar cada tradición antes de que el salón triplique su tamaño.
Lo bueno: la energía no tiene comparación
No vamos a tratar de convencerla de no hacerla, porque lo bueno es realmente bueno.
- La pista nunca está vacía. Toda familia se preocupa de que el salón se vea flojo a las 10 de la noche. En una invitación abierta eso no pasa.
- La comunidad llega por ella. En muchas familias ese es todo el punto: el barrio, la iglesia, la escuela, el rancho, todos en un salón celebrando a una sola muchacha.
- Mantiene viva la cultura. Las invitaciones abiertas son la forma en que la tradición sigue viva en pueblos donde todos se conocen. Las niñas que van a esta son las que planean la suya en tres años.
- Las fotos y el video quedan eléctricos. Una pista llena a medianoche se fotografía como ninguna otra cosa. Multitudes grandes dan tomas grandes.
- Llena el salón cuando la familia es chica. Si toda su familia son veinte personas, la invitación abierta es lo que hace que el salón se sienta vivo en lugar de hacer eco. Varias mamás de nuestra comunidad combinan una lista formal pequeña, con sus amigos más cercanos y la familia, con un baile abierto, y lo describen como lo mejor de los dos mundos.
Un patrón más que vale la pena nombrar: cuando las mamás de nuestra comunidad cuentan la versión feliz de esta historia, los detalles se repiten. Partieron la noche, contrataron seguridad, y la pista estuvo llena hasta el cierre. Las que lo volverían a hacer mil veces son las que lo planearon como un evento grande, porque eso era.
Las familias que lo hacen bien describen la noche igual después: ruidosa, llena, agotadora, y la mejor fiesta que tuvo el pueblo en todo el año.
Lo malo: el número de personas no lo controla usted
En una quinceañera normal usted cuenta confirmaciones. En una de invitación abierta está calculando una multitud, y el cálculo se puede ir por cientos para cualquier lado.
Dos cosas mueven el número más que nada, y ninguna de las dos es su lista de invitados.
Su DJ o su banda trae su propia gente
Esta es la parte que más se les pasa a las familias. Un DJ, una banda o un grupo popular tiene seguidores, y esos seguidores van a donde ellos tocan. En el momento en que su grupo publica el flyer en su página, su celebración privada aparece en el radar de todos sus seguidores en el condado. Hemos visto una sola publicación de una banda conocida sumar varios cientos de personas a una noche.
Pregúntele directo a su grupo, antes de firmar: ¿ustedes promocionan los eventos donde tocan? ¿Esto va a salir en su página? Si la respuesta es sí, tiene dos opciones y las dos están bien. Deje que promocionen y planee el salón y la seguridad para esa multitud, o deje por escrito en el contrato que este evento no se promociona en sus canales. Lo importante es que sea una decisión y no una sorpresa.
El repost de su hija es el otro multiplicador
El flyer no necesita una banda para viajar. En nuestra comunidad, muchas invitaciones abiertas empezaron con la quinceañera publicando su propia invitación en sus redes, y el alcance del repost de una adolescente es más grande que el de la mayoría de los DJs. Eso no es motivo para decir que no. Es motivo para decidir juntas exactamente qué se publica, cuándo se sube, y que la versión publicada muestre el horario del baile abierto, no la hora de la ceremonia privada.
Los pueblos chicos se vuelcan
Las quinceañeras en pueblos y zonas rurales salen más grandes que las de ciudad, consistentemente. La voz corre rápido cuando todos compran en la misma tienda y van a la misma iglesia, hay menos que hacer un sábado en la noche, y a esas comunidades de verdad les encanta la fiesta. Una familia que planea una invitación abierta en un pueblo debería estar apartando espacio y pidiendo material para 500 personas o más sin pensarlo dos veces. Preferimos que le sobre salón a que le cuenten cabezas en la puerta.
Dos lecciones más que se repiten entre los papás que ya lo vivieron. Primero, mantenga mesas asignadas para los invitados durante la presentación. Una organizadora de eventos de nuestra comunidad lo dijo sin rodeos: asientos libres más puerta abierta es la receta del caos, con la abuela dando vueltas por un salón lleno con su plato en la mano. Las mesas reservadas para la familia y la corte no cuestan nada y sostienen la calma. Segundo, sirva la mesa de postres antes de abrir las puertas. Más de una mamá ha visto a una multitud sin contar acabarse el pastel y los dulces en veinte minutos cuando la mitad de la familia todavía no agarraba su rebanada. Corte y sirva el pastel durante la mitad privada, o aparte una charola reservada para la familia antes de que empiece el baile abierto.
Dígale al salón que es invitación abierta. Por escrito.
Esta es la frase más importante de todo el artículo. El salón tiene que saberlo.
Los salones cotizan, asignan personal y aseguran una fiesta privada de 200 personas de forma muy distinta a un baile comunitario de 600. Si usted reserva como evento privado y llegan 600 personas, no solo arriesga una mala noche: arriesga que el salón cancele su contrato en el momento, se quede con su depósito y termine la fiesta con su hija todavía en su vestido. También la deja mal parada frente al seguro de ellos, que es la peor posición posible si algo llega a pasar.
- No reserve una invitación abierta como evento privado esperando que nadie se dé cuenta.
- No deje que un proveedor promocione el evento en público si el salón no está enterado.
- No suponga que el límite de ocupación es flexible. Es un número de código contra incendios, no una sugerencia.
Y no crea que el silencio la protege. A familias de nuestra comunidad les han cancelado la reservación con meses de anticipación, depósito y todo de por medio, en cuanto el salón sospechó que venía una invitación abierta sin avisar. Los salones también ven las redes. Avisar no es solo por la noche del evento: es lo que protege la reservación de aquí a esa fecha.
Dígalo claro desde que pregunte: "Es de invitación abierta. Calculamos unos 200 invitados en la presentación y el baile abierto podría llegar a 500 o más." Un salón que hace invitaciones abiertas seguido le va a decir exactamente qué necesita, casi siempre más seguridad, un depósito mayor y un seguro específico. Un salón que no las hace le va a decir que no, y eso es un regalo, porque se enteró en marzo y no la noche del evento.
Avísele también a cada proveedor, antes de contratarlo
El salón es quien puede terminar la noche. Sus proveedores son quienes pueden rechazar el trabajo, y todos ellos prefieren rechazarlo en marzo que enterarse a las 9 de la noche.
Diga las palabras "es de invitación abierta" en la primera conversación con cada proveedor: foto y video, DJ o banda, comida, barra, decoración, seguridad y renta de mobiliario. No porque vayan a decir que no. La mayoría dice que sí. Pero una invitación abierta cambia a qué se están comprometiendo, y varios de ellos meten a ese salón un riesgo real.
- Los equipos de foto y video llevan decenas de miles de dólares en cámaras, lentes e iluminación, buena parte montada en tripiés alrededor de un salón oscuro. Una multitud de desconocidos es un riesgo distinto al de una lista de invitados, y cambia cómo asignamos al equipo, dónde colocamos las cosas y si llevamos un par de manos extra solo para cuidar las mochilas.
- Los DJ y las bandas tienen el mismo problema con más equipo a la vista: bocinas, consolas, torres de luces e instrumentos, todo al alcance de la pista.
- La comida y la barra cotizan por número de personas, y sus términos de responsabilidad por alcohol normalmente asumen un grupo privado e invitado.
- Las empresas de renta (mesas, manteles, cristalería, pista de baile) tienen cláusulas por daños que una noche de 600 personas sí pone a prueba.
Algunos contratos además le permiten al proveedor retirarse si el evento resulta ser materialmente distinto a lo que se describió, y unos cuantos excluyen de plano los eventos públicos. Un proveedor que se entera esa misma noche de que es invitación abierta está en su derecho de molestarse, y usted no quiere esa conversación mientras coronan a su hija.
Sea transparente y consigue lo contrario: proveedores que planean para eso. Nosotros armamos las invitaciones abiertas con otro plan de personal. Un DJ lleva barreras o mueve la cabina. Un servicio de comida cambia la forma de servir. Nada de eso pasa si nadie les avisa.
Seguro, seguro y más seguro
Una invitación abierta sin la póliza correcta es la definición de una catástrofe evitable. Usted está organizando una reunión pública grande. Trate el papeleo como algo serio, porque esta es la parte que protege los ahorros de su familia y su casa.
Lo que de verdad necesita
- Seguro de responsabilidad para eventos especiales. La mayoría de los salones en Texas lo exigen antes de confirmar la reservación, y lo común es $1 millón por incidente con el salón nombrado como asegurado adicional. Las pólizas básicas para eventos privados suelen empezar alrededor de $125, y los eventos grandes con alcohol normalmente quedan en unos cuantos cientos de dólares.
- Responsabilidad por alcohol del anfitrión. Si hay alcohol de cualquier forma, pregunte por esta cobertura, incluso si es BYOB (cada quien trae lo suyo). La ley de Texas puede alcanzar al anfitrión, y los salones la exigen con frecuencia cuando se sirve, se reparte o se vende alcohol. Agregarla a la póliza normalmente cuesta poco adicional.
- Certificados de los proveedores. Su servicio de comida, la barra, el DJ y su equipo de foto y video deberían tener su propia cobertura. Pida los certificados. Cualquier profesional se lo manda el mismo día. Un proveedor que no puede darle uno le está diciendo algo.
Pida cotizaciones en cuanto reserve el salón y tenga la póliza en mano con tiempo. Revise la línea del número de invitados en la póliza: si aseguró para 250 y llegaron 600, puede que haya asegurado la fiesta equivocada.
La seguridad no es opcional. Planéela como planea el pastel.
Aquí va la parte honesta. La gran mayoría de las quinceañeras de invitación abierta se portan perfectamente bien. La gente llega a bailar, celebra a la muchacha y se va a su casa. Esa ha sido nuestra experiencia fotografiándolas en Dallas–Fort Worth y en los pueblos alrededor.
Pero invitación abierta significa que hay gente que usted no conoce dentro del salón, y no puede responder por una multitud que no invitó. Basta una persona que llegó con malas intenciones. La seguridad es lo que hace que esa persona se atienda en tres minutos por alguien entrenado, en lugar de convertirse en lo único que todos recuerdan de la quinceañera de su hija.
Cómo se ve una buena cobertura
- Guardias con licencia, no los tíos con camisa igual. Contrate una compañía de seguridad con licencia. Los familiares no pueden sacar a nadie ni legal ni prácticamente, y pedirles que lo intenten es como un problema chico se vuelve un problema de familia.
- Oficiales fuera de turno para multitudes grandes. Muchos salones y ciudades del área piden oficiales comisionados cuando la multitud pasa cierto tamaño o cuando se sirve alcohol. En algunos lugares es obligatorio. Pregunte con tiempo, porque las reglas locales varían por ciudad.
- Alguien en la puerta toda la noche. No nada más al principio. La puerta es donde la presentación se mantiene privada y donde se detiene a quien no debería estar antes de que entre.
- Hable con la barra antes de abrir las puertas. Invitación abierta significa adolescentes que usted nunca ha visto dentro del salón. Hable directo con sus bartenders: identificación revisada cada vez, sin excepciones de "viene con la corte," y una señal clara para cortarle el servicio a alguien. Los papás de nuestra comunidad nombran el alcohol en menores como lo número uno que agradecieron que la barra tuviera controlado.
- Ojos en el estacionamiento. La mayoría de los problemas en eventos grandes empiezan afuera, no en la pista. Un guardia recorriendo el estacionamiento previene más que un guardia parado junto a la cabina del DJ.
- Un plan claro que todos conozcan. Quién llama al 911, dónde se junta la familia, a dónde va su hija si hay que desalojar. Cinco minutos de planeación que con casi total seguridad nunca va a usar.
Pregunte al salón qué exigen y qué incluyen, porque muchos ya traen o imponen cierto número de guardias y se lo van a cobrar de todos modos. Después contrate para la multitud que podría llegar, no para la de su lista de invitados. Si contrata de menos, el personal termina siendo usted: más de un papá de nuestra comunidad pasó el baile abierto de su hija trabajando la puerta él mismo porque la llegada rebasó el plan. Contrate suficiente para poder ser papá esa noche.
Lo feo: qué sale mal de verdad
Estas son las fallas que hemos visto o escuchado una y otra vez. Todas se previenen con los pasos de arriba.
- El salón se entera en la puerta. Siguen llegando carros, el gerente cuenta cabezas, y el evento termina temprano y sin depósito.
- Se pasa el límite de ocupación. El código contra incendios se aplica, y no le importa que sea la noche de su hija. Se queda gente afuera, a veces familiares que llegaron tarde.
- Se meten a la presentación. Nadie estaba en la puerta durante la ceremonia, así que la multitud entró durante el vals y el baile pasó en un salón de desconocidos.
- El alcohol se sale de control. Una barra sin supervisión, más una multitud sin contar, más nada de cobertura por alcohol, es la combinación de mayor riesgo en cualquier evento.
- La comida se acaba en la primera hora. Se pidió para la lista de invitados, no para el flyer.
- Se pierde algo. La mesa de regalos y la caja de sobres son un blanco en un salón donde nadie conoce a todos. Asigne a un adulto de confianza a la mesa de regalos y mueva la caja de sobres a un lugar seguro temprano en la noche.
Y la más difícil de escribir: las peores noches salen en las noticias. En nuestra comunidad se han compartido historias de quinceañeras de invitación abierta en otros lugares que terminaron en violencia, incluida una que terminó con un joven muerto. Es raro. También es la razón completa por la que la sección de seguridad de arriba está escrita como está. Si el presupuesto no alcanza para seguridad con licencia a la altura de la multitud que un flyer abierto puede atraer, la respuesta honesta es mantener la lista cerrada. No hay ninguna vergüenza en esa decisión, y una noche hermosa con la familia y los invitados es exactamente como celebran muchas familias de nuestra comunidad.
Fíjese que las fallas prevenibles casi nunca se tratan de gente mala. Se tratan de una fiesta que creció más que el plan.
Su lista para la invitación abierta
Si va a hacer una invitación abierta, trabaje esta lista de arriba hacia abajo.
- Defina la división: familia e invitados en la presentación, abierto para el baile. Ponga los horarios en el flyer.
- Avísele al salón por escrito que es invitación abierta, con su cálculo alto realista.
- Avísele a cada proveedor que es de invitación abierta antes de contratarlo, y déjelo en el correo de la reservación.
- Pida los requisitos de seguro del salón por escrito y compre la póliza que corresponda, incluyendo cobertura por alcohol si va a haber.
- Pregúntele a su DJ o banda si lo van a promocionar y decidan juntos.
- Contrate seguridad con licencia del tamaño de la multitud que podría llegar, y pregunte si su ciudad o su salón exigen oficiales.
- Confirme el límite de ocupación y planee quedarse por debajo.
- Cena para los invitados, botanas para el baile abierto.
- Asigne un adulto a la mesa de regalos y asegure la caja de sobres temprano.
- Déle el cronograma a su equipo de foto y video para que las tradiciones queden capturadas antes de abrir las puertas.
- Junte los certificados de seguro de todos sus proveedores.
Haga la fiesta grande. Nada más planee para la fiesta grande.
Las quinceañeras de invitación abierta son una de las mejores tradiciones de nuestra comunidad. Una pista llena, un pueblo entero celebrando a una muchacha, y una noche de la que se habla por años. Nada de lo que dice este artículo es razón para hacerla más chica. Es razón para apartar el salón más grande, decirle la verdad al salón, comprar la póliza y contratar a los guardias, para que lo único que quede en la memoria sea lo buena que estuvo la fiesta.
Si está planeando una en Dallas–Fort Worth o en los pueblos alrededor, nos encantaría fotografiarla. Hemos trabajado muchas y armamos el cronograma alrededor de la división, para que nada sagrado pase en un salón lleno de desconocidos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una quinceañera de invitación abierta?
Es una quinceañera donde la parte del baile queda abierta a la comunidad en lugar de limitarse a una lista de invitados. Normalmente la presentación y las tradiciones se mantienen solo para familia e invitados, y las puertas se abren para las últimas horas de baile.
¿Cuánta gente debo esperar en una invitación abierta?
Planee para mucho más que su lista de invitados. Las invitaciones abiertas en pueblos y zonas rurales llegan seguido a 500 personas o más, y un DJ o una banda con seguidores puede sumar cientos por su cuenta al promocionar el evento en su página.
¿Necesito seguro para una quinceañera de invitación abierta?
Sí. La mayoría de los salones en Texas exigen seguro de responsabilidad para eventos especiales, comúnmente $1 millón por incidente con el salón como asegurado adicional, y casi siempre exigen cobertura por alcohol del anfitrión cuando hay alcohol, incluso si es BYOB. Pida los requisitos por escrito y compre la póliza que corresponda.
¿Tengo que avisarle a mis proveedores que es de invitación abierta?
Sí, y antes de contratarlos. Una invitación abierta cambia a qué se compromete un proveedor, y los equipos de foto y video, los DJ y las bandas tienen equipo caro montado al alcance de la multitud. Algunos contratos les permiten retirarse si el evento resulta materialmente distinto a lo que se describió. Póngalo en el correo de la reservación en una línea para que quede en el registro.
¿Necesito seguridad en una quinceañera de invitación abierta?
Sí. Contrate guardias con licencia del tamaño de la multitud que podría llegar, mantenga a alguien en la puerta toda la noche y a alguien vigilando el estacionamiento. Algunas ciudades y salones también exigen oficiales comisionados cuando la multitud pasa cierto tamaño o cuando se sirve alcohol, así que pregunte con tiempo.
¿A qué hora debe empezar la parte de invitación abierta?
Después de la cena y las presentaciones, nunca antes. Las familias de nuestra comunidad abren las puertas más seguido entre las 7 y las 10 de la noche, y muchas esperan a propósito hasta las 9 o las 10 para que la parte abierta sea solo el baile. Ponga los dos horarios en el flyer para que nadie llegue durante la ceremonia.
¿Toda la quinceañera debe estar abierta al público?
La mayoría de las familias mantienen la presentación privada y abren solo el baile. Eso protege la entrada, la coronación, el cambio de zapatos, la última muñeca y el vals, y le da a su equipo de foto y video una ventana controlada para capturar las tradiciones antes de que se llene el salón.